日報を書くか、書かないかは企業文化や業種に依存すると思います。
知り合いに、日報を書いているか、書かせているかを聞いたところ、書かせていないという人が多かった。
そんなわざわざ書かなくても、口頭で良いじゃないかということだ。
確かに、そう考える人やそれで良い職場も多いような気がする。
その一方で、日報にはそれなりにメリットがあったりする。
職場の情報の多くは、口頭や立ち話などのインフォーマル情報が多いのですが。
そこに頼りすぎると、情報流通コストが増大したり、情報を受け取っている人と受け取っていない人が出たりする。
日報などにより、情報を見えるか、共有化しないといけないのだ。
【日報をいつ書くか】
私自身は、日報はメンドクサイなと思っていましたが、別の知り合いの行動を見て、少し改めるようになった。
その知り合いは、朝か、前日の帰り際に日報の下書きを書くのだ。
何それ、捏造と思うかもしれないけど、日報というよりも、一日分の仕事の計画ですね。
一日の仕事の計画・スケジュールを作ると言うのはとっても重要でして、これをやるだけで、仕事の効率は高まります。
そして、日報を提出する際には、それをベースにして、提出する。
下書きがあるので早く終わるし。
何で来て、何が出来なくて、何が悪かったか、予想外の出来事や、問題点が明確になるので、内容の質も上がる。
そして、その日報を貯めておけば、いろいろと記録になる。
パソコンで作れば、文字情報になっているので、見えるか・共有化しやすくなる。
【課題】
日報の情報は共有化されるだろうか？
情報を個人や上司が溜め込んだりせず、必要な情報の共有化を進めているだろうか。
日報で見えるか、共有化しやすくなってはいるが、ちゃんと見えるか、共有化するかは別の問題。
情報共有のための会議なんて、時間と手間のかかることをせず。
見える化・共有化を心がければ、無駄な会議の時間は減る。
PS
口頭の情報伝達は、手軽で便利だけど問題が多い。
①人が媒体になっているので、人が居ないと他の人に伝わらない場合がある。
②そのため、上司が情報媒体になっている場合は、上司がボトルネックになり情報が伝わなかったり、遅くなったりする。
部下は遅くなると感じたら、上司を通さなくなるか事後になる。
上司は通されないので事情に疎くなる。
③結局、上司は名に忙しいかと言うと、情報伝達係や知識伝達係に忙しかったりする。
その結果、他のことが出来なくなる。多くの人は伝達係を本業だと思っているのかもしれないけど。
情報や知識を公開・共有する仕組みを作って、余計な仕事は減らす。
